Как оформить сбор средств в ящики для пожертвования

Давайте немного поговорим о ящиках для пожертвований? Точнее о юридическом оформлении данного способа.

Многие фонды используют этот метод для сбора средств на мероприятиях, акциях в торговых центрах, в офисах крупных компаний, да и в самом здании благотворительного фонда очень часто такие ящики стоят.

Ящики, которые стационарно стоят в торговых центрах, обычно большие и громоздкие. Это сделано именно для того, чтобы никто не мог их взломать или унести. Боксы, которые используются на мероприятиях, обычно легкие и компактные, чтобы сотрудникам или волонтерам было удобно их носить. В принципе ящики могут быть изготовлены из любого материала, но оптимальный вариант — прозрачное орг стекло, через которое видно, сколько денег собрано.

Ящик можно сделать самим или купить. Главное, сделайте отверстие пошире, чтобы класть деньги в него было удобно.

Итак, ящики у вас есть, что же делать дальше?

1. Договориться с площадкой об установке ящика. Это может быть магазин, фитнес-клуб, аптека, кафе. Если город, в котором вы живете, небольшой, письменный договора может и не понадобится, но лучше все-таки его подписать. В договоре необходимо прописать периодичность вскрытия ящика, ответственность за его сохранность.

2. Поработать с персоналом площадки. Именно от их активности будет зависеть, будут ли люди класть пожертвования.

3. Периодически приходить на площадку, чтобы проверить, не нужно ли забрать деньги, не появились ли на ящике сколы, трещины (если ящик закреплен стационарно)

Для того, чтобы все правильно оформить юридически, важно сделать следующее:

• издать приказ руководителя об установке ящика с указанием срока и адреса;
• опечатать ящик. Наклейка с печатью размещается на дверце, через которую производится выемка денежных средств;
• вскрытие ящика производится комиссионно с составлением акта вскрытия, подсчет также производится комиссионно;
• деньги вносятся в кассу организации и в течение дня вносятся на расчетный счет;
• самое главное: во внутреннем документообороте должно быть указано, на какую программу пойдут данные средства, и тратить их можно только на эту программу, т.к. деньги эти целевые.

Разместить контактную информацию о фонде или проекте на ящике — очень хороший тон. Можно даже предусмотреть в конструкции карман с листовками, чтобы люди могли взять информацию с собой.

Не забудьте поблагодарить всех жертвователей, разместив плакат или подготовив электронную рассылку, если сбор средств, проходил в офисе компании!

Этот способ сбора пожертвований постепенно уступает позиции более технологичным, т.к. не позволяет жертвователям стать постоянными. Но при большом количестве волонтеров и их тщательной подготовке, вполне возможно собирать контакты тех людей, которые делают пожертвования, и конвертировать небольшие пожертвования в регулярные платежи!

С образцами юридических документов (приказ, акты вскрытия, договор) можно ознакомиться на сайте Ассоциации фандрайзеров. Надеюсь, что вам это пригодится!

ссылка на информационный  источник Фандрайзинг